O sistema de gestão usado por uma empresa para controlar operações como vendas, compras, estoque, financeiro e emissão de documentos fiscais terá de acompanhar as mudanças da reforma tributária. Conhecido como ERP (Enterprise Resource Planning), esse tipo de software concentra informações e processos que ajudam o negócio a calcular tributos e registrar suas operações — e uma simples atualização do programa pode não ser suficiente para adaptar tudo às novas regras.
Além de instalar as versões disponibilizadas pelos fornecedores, empresas podem precisar revisar parametrizações, customizações, cadastros de produtos e serviços e processos internos. Um dado incorreto ou uma configuração inadequada podem afetar desde a emissão de uma nota fiscal até o aproveitamento de créditos e outras etapas da operação. Especialistas ouvidos pelo Olhar Digital explicam o que precisa ser verificado durante a adaptação.
Esta é a quarta reportagem de uma série do Olhar Digital sobre como empresários podem se preparar para a reforma tributária. Nas próximas reportagens, vamos aprofundar outros impactos da mudança.
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Atualizar o ERP é apenas o primeiro passo
A adaptação dos sistemas já faz parte da transição para a reforma. A Receita Federal informa que, em 2026, os contribuintes estão sujeitos às novas exigências relacionadas à emissão de documentos fiscais eletrônicos com informações individualizadas de IBS e CBS, conforme os layouts e as Notas Técnicas de cada documento. O cronograma de implementação publicado em julho também considera a necessidade de adequação dos sistemas emissores e de testes prévios pelos contribuintes. (gov.br)
Roberta Marques, tributarista e advogada do escritório Araúz Advogados, resume o desafio a partir da relação entre legislação e sistema:
A legislação é apenas um ponto de partida, mas o verdadeiro desafio mesmo é transformar essas regras em processos internos. Então, hoje, você tem um ERP que calcula os teus tributos com base na legislação vigente. (…) Com a reforma tributária, essa lógica muda completamente.
Roberta Marques, tributarista e advogada
Para Marcos Oliveira, contador e especialista tributário, o tamanho do trabalho depende também de como cada empresa utiliza seu sistema. Segundo ele, algumas usam o ERP próximo da configuração padrão, enquanto outras acumularam customizações ao longo do tempo. Nesses casos, é necessário identificar cada alteração para avaliar como ela será afetada pela reforma.
Existem outras empresas que fazem aquelas famosas transações que são customizações dentro desse sistema que viram um Frankenstein.
Marcos Oliveira, contador e especialista tributário
Nesses casos, Oliveira diz que é preciso identificar cada uma dessas alterações para entender como a reforma afetará o funcionamento do sistema. A atualização fornecida pelo fabricante, portanto, não necessariamente contempla tudo o que foi modificado internamente pela empresa.
Vinicius Panacho, advogado tributarista e sócio do escritório Failla, Lima e Riva Advogados, também relaciona a atualização do ERP à revisão dos processos. Segundo ele, quando a empresa revisita o sistema para verificar se ele está preparado, acaba passando pelos fluxos de trabalho e pela forma como as operações são executadas.
Um ERP atualizado não resolve uma base de dados ruim
O sistema depende das informações usadas para calcular os tributos e preencher os documentos fiscais. Por isso, uma empresa pode ter um ERP compatível com as novas regras e ainda enfrentar problemas caso os cadastros e demais dados estejam incorretos.
José Homero Adabo, contador e diretor financeiro do Sescon Campinas, foi questionado justamente sobre o risco de combinar um sistema adequado com uma base de dados ruim.
Então, primeira coisa, o risco gigantesco é ela não ter mais a possibilidade de emitir a nota.
José Homero Adabo, contador
Segundo Adabo, uma base de dados inadequada pode comprometer a emissão do documento fiscal. Roberta Marques também descreve consequências que podem se espalhar por outras áreas quando uma nota é rejeitada ou emitida incorretamente, incluindo tecnologia, financeiro, compras, logística e operações comerciais.
Cadastro de produtos também entra na revisão
Roberta Marques chama atenção especialmente para o cadastro de produtos e a classificação fiscal. Ela recomenda revisar os códigos atribuídos aos itens e relacioná-los corretamente ao tratamento tributário aplicável. Segundo a advogada, uma classificação incorreta pode provocar a rejeição da nota e gerar retrabalho.
Marcos Oliveira acrescenta que a análise do cadastro também precisa considerar o regime tributário do fornecedor, já que isso pode influenciar a apropriação de créditos pela empresa compradora.
Por isso, a revisão do cadastro passa a envolver também as informações fiscais associadas aos produtos e serviços, e não apenas os dados comerciais dos itens.
Notas fiscais terão mais informações
É justamente nesse ponto que Panacho chama atenção para os dados dos documentos fiscais. Segundo ele, o XML, que reúne as informações estruturadas da nota, terá mais dados que poderão ser usados em cruzamentos.
Vai ter muito mais informação, porque o XML aceita muita informação ali de cruzamento de dados, vivendo nessa era de que os dados são muito importantes justamente para serem cruzados.
Vinicius Panacho, advogado tributarista
O cronograma oficial prevê diferentes etapas para os documentos fiscais, de acordo com o tipo de documento e o contribuinte. O Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026 estabelece as datas de obrigatoriedade e de publicação dos layouts e considera a adaptação dos sistemas emissores e a realização de testes prévios pelos contribuintes. As datas podem ter ajustes pontuais por necessidades técnicas ou operacionais.
Em agosto, Receita Federal e Comitê Gestor do IBS flexibilizaram o início de algumas validações que poderiam provocar a rejeição automática de documentos pela ausência de determinados campos de IBS e CBS. A obrigação de prestar as informações, porém, permaneceu.
A mudança reduz temporariamente o risco de rejeição automática nas situações alcançadas pela flexibilização, mas não elimina a necessidade de adaptar os sistemas. A documentação técnica continua sendo atualizada durante a transição.
A mudança também exige revisar processos
Para Roberta Marques, o maior desafio das empresas menores está na parte operacional. Ela recomenda parametrizar o sistema e testar operações que fazem parte da rotina do negócio, como compras, vendas, devoluções e bonificações.
Vinicius Panacho também relaciona diretamente o ERP aos processos internos. Na avaliação dele, revisar o sistema significa passar pelos fluxos de trabalho e analisar novamente como cada etapa da operação funciona.
Na prática, isso envolve verificar quem alimenta os cadastros, quem emite documentos, quem valida as informações e quem corrige eventuais erros. O objetivo é fazer com que os dados gerados por uma área continuem corretos nas etapas seguintes da operação.
Marcos Oliveira considera justamente um problema deixar toda a preparação nas mãos do contador. Segundo ele, empresas maiores já trabalham na adaptação com equipes internas ou consultorias, enquanto pequenas e médias ainda aguardam, em muitos casos, uma orientação dos escritórios contábeis.
Esse é o maior erro. Eu acho que o empresário tem que estar mais preocupado com isso.
Marcos Oliveira, contador e especialista tributário
A adaptação, portanto, não fica restrita à equipe de tecnologia. Áreas que alimentam ou utilizam informações fiscais também precisam participar da revisão dos processos e dos testes.
O que a empresa precisa revisar
A partir das orientações dos especialistas e das exigências técnicas já publicadas pelos órgãos responsáveis, a preparação pode ser dividida em algumas frentes:
- ERP e parametrizações: verificar as atualizações fornecidas pelo fabricante e revisar as configurações tributárias necessárias para a reforma.
- Customizações e integrações: identificar alterações feitas internamente e avaliar como elas se relacionam aos processos afetados pelas novas regras.
- Dados e cadastros: conferir produtos, serviços, classificação fiscal, clientes, fornecedores e demais informações que alimentam os sistemas.
- Notas fiscais: acompanhar os layouts e as regras de validação aplicáveis aos documentos utilizados pela empresa.
- Testes: simular operações como compras, vendas, devoluções e bonificações antes de colocá-las em produção.
- Processos e equipe: identificar as áreas que alimentam, utilizam ou dependem das informações fiscais geradas pelo sistema e envolvê-las na preparação.
O cronograma oficial é escalonado, e as empresas precisam verificar quais regras se aplicam aos documentos fiscais usados em suas operações. A Receita Federal e o CGIBS também indicam que os contribuintes e desenvolvedores devem considerar os prazos de adaptação e os testes prévios no planejamento.
A preparação não pode ficar para a última hora
Oliveira afirma que empresas maiores já estão trabalhando na adaptação com equipes internas ou consultorias, enquanto pequenas e médias ainda aguardam, em muitos casos, a orientação dos contadores. O contador é direto sobre o momento atual:
Quem está pensando nisso agora, agosto, setembro, está atrasado, está muito atrasado. Deveria ter pensado nisso no final do ano passado, no começo desse ano.
Marcos Oliveira, contador e especialista tributário
Roberta Marques também defende que o período de transição seja usado para revisar cadastros, parametrizar sistemas e testar as operações antes das mudanças que terão efeitos mais amplos. Para ela, o desafio está em transformar as regras da reforma em processos que funcionem no dia a dia.
A adaptação tecnológica, portanto, não termina com a instalação de uma atualização. É preciso verificar se o sistema, os dados e os processos reais da empresa estão funcionando juntos de acordo com as novas regras.
O post Reforma tributária pode causar problemas em empresas que apenas atualizarem seus sistemas sem revisar dados e processos apareceu primeiro em Olhar Digital.
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